为进一步做好我校干部人事档案工作，加强干部人事档案规范化管理，有效地保护和利用档案，使干部人事档案更好地为组织人事工作服务，根据中组部、国家档案局《干部档案工作条例》、中组部《干部人事档案材料收集归档规定》以及省委组织部的有关文件精神，结合我校实际，特制定本规定。

 一、干部人事档案材料收集归档

（一）收集范围

  根据中组部有关文件规定,以下各类材料属于干部人事档案内容,各单位及个人应及时送交校组织部干部人事档案室归档,不得零散保存。

  1．在干部人事工作中形成的履历表、各类人员登记表等材料。

  2．自传和属于自传性质的材料。

  3．鉴定、考核、考察材料。

  4．学历、学位、学习成绩、培训和专业技术情况的材料。

  5．入党、入伍、参军、入学等方面的政审材料，更改姓名、民族、出生日期、参加工作时间等的审查材料。

  6．党团材料

  （1）中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、入党转正申请、自传、综合性政审材料及有关的证明；

  （2）党员登记表，民主评议党员登记表（获优秀党员称号的党员、民主评议党员中认为不合格的党员、违纪受到纪律处分的党员）；

  （3）取消预备党员资格的组织意见、退党材料；

  （4）加入民主党派的有关材料。

   7．奖励材料。

   8．处分材料。

   9．工资、任免、录用、聘用、转业、待遇、离退休等工作中形成的有关材料。

   10．出国（境）人员审批表、备案表及回国后的鉴定。

   11．党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会及民主党派代表会的代表登记表。

   12．其他可供组织参考且有保存价值的材料，如确定致残等级的有关材料，办理丧事形成的有关材料。

 （二）收集方法

   1．组织、人事、纪检监察、审计、统战以及各院系和有关单位，应建立健全干部人事档案材料归档制度，指定专人负责,及时向组织部干部人事档案室提供新形成的干部人事档案材料。

   2．形成干部人事档案材料的部门及个人，在形成材料后的1个月内，按要求将材料送交干部人事档案室。

   3．组织人事部门，应根据工作需要，适时布置填写全校教职工履历表或履历补充表，及时充实档案内容。

   4．干部人事档案室应经常与各形成干部人事档案材料的有关部门及负责人联系，以及时掌握信息，不失时机地收集新形成的干部人事档案材料，使档案能及时、准确、全面的反映每个人的真实情况。

  （三）归档要求及有关手续

   1．归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人签字、有形成时间。

   2．归档的材料，凡规定应由组织盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料，一般应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签名的，由组织注明。

   3．凡个人所写材料，如履历表、自传、思想总结等，必须有本人的签字及时间。

   4．凡组织上形成的材料，如奖惩、晋升、任命等审批表，必须注明批准机关名称，有形成时间或文号。出国出境审查表，要注明出去和返回时间及出去目的。

   5．干部人事档案材料的载体一般应使用16开（19×26厘米）规格的办公用纸，材料左边应留出2—2.5厘米装订边。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水或复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。如确需复印件存档的，须经组织部与原件验证后盖章方能认可。

   6．凡送归干部人事档案室的档案材料，归档前送归材料单位应认真执行以上规定。如无问题，需填写归档材料登记表一式两份，送归材料在三份以内的由档案工作人员登记归档。

   7．凡送归的干部人事档案材料应由干部人事档案室工作人员与送归材料人逐单位、逐人、逐份审查核对，经审查无误，双方签字方可归档。

  （四）监督检查

   1．各部门应加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，支持档案管理人员的工作，保证收集归档工作顺利进行。

   2．为维护干部人事档案的真实性，各单位对送交的归档材料，要严格审查，防止不符合归档要求的材料进入个人档案。对伪造档案材料，涂改档案内容的，一经发现，予以清除，并根据情节轻重，追究当事人责任。

   3．干部人事档案工作人员，要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守机密、积极主动、认真负责地做好干部人事档案材料的收集归档工作。

  二、干部人事档案的提供利用

 （一）提供利用的范围

  干部考察、任免、调配、考研、货币分房、政审、出国（境）审查、纪检监察审计案件审理工作；更改出生年月、参加工作时间和入党、团时间；办理离退休、调资、待遇、奖惩、治丧等事宜，可查阅干部人事档案。

 干部子女亲属升学、招工、参军、入党入团等政审不得查阅干部人事档案，确实需要了解有关情况时，一般只提供其父母及其亲属的政治面貌、现任职务以及相关的内容。

  （二）提供利用必须遵守的规定

   1．校内单位查阅人凡因工作需要查阅档案,须派两名中共党员，填写《查阅干部人事档案审批表》，由党总支或处领导签署意见,方可查阅。处级以上干部的档案,因特殊情况需要查阅时,必须经组织部领导同意。

   2．校外人员查阅档案，应持单位介绍信、填写《查阅干部人事档案审批表》，办理审批手续后，方可由两名中共正式党员查阅。

   3．人事部门因工作需要查阅档案，可直接办理查阅登记手续查阅档案。

   4．未经批准不得抄录或复制档案材料，任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

   5．档案材料一般不外借，如有特殊情况确需借用的，要说明理由，严格办理审批手续后，方可借用。借用时间一般不超过15天。对借用的档案，要严格保密，妥善保存，限期归还，不准交无关人员翻阅，不得擅自转借他人。

   6．查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取或撤换档案材料，不得泄露或擅自扩散档案内容，违者按有关规定追究当事人责任。

   三、档案转递的要求

  （一）接到有关干部任免、人事调动、考研通知后应及时将档案转给新的档案主管部门，个人联系寄档案一律不予受理。
      （二）转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留或分批转出。

  （三）弄清档案所属人员的主管部门，保证干部人事档案的准确转递。逾期一个月未退回回执的，应及时催要。

  （四）转递档案必须按规定填写“干部档案转递通知单”，严格密封，加盖密封章，办理交接手续。转递须通过机要交通转送或专人送取，确保干部人事档案在转递中的绝对安全，不得通过邮寄或交干部本人自带。

  （五）及时催要转入我校人员的档案，接收档案时认真检查核对，不合规定的及时退回，缺少材料的迅速催补。因特殊情况无法调档的，经领导批准，重新建档。

  四、干部人事档案工作人员职责

  （一）忠于职守，严格按档案管理工作的各项规章制度办事，维护干部人事档案的真实性。

  （二）收集、鉴别和整理干部人事档案材料。

  （三）办理干部人事档案的查阅、借用、转递和统计。

  （四）登记干部职务变动情况。

  （五）做好干部人事档案的保管、保密和保护工作，确保干部人事档案的完整与安全。

  （六）搞好干部人事档案的基础建设，促进干部人事档案工作制度化、规范化和科学化。

  五、本规定自二○一○年四月起实行，由组织部负责解释。